📌 Over Winfakt

• KMO gelegen in mole, 11 medewerkers.

• Ontwikkelaar van het softwareprogramma Winfact – gericht op zelfstandigen en KMO’s.

• Basisfunctionaliteit: facturatie.

• Uit te breiden met modules zoals:

  • Aankoopfacturen

  • Boekhouding

  • Webwinkel-koppeling

  • Voorraadbeheer

  • Kassabeheer

• Oproepers zijn professionele gebruikers: zelfstandigen of medewerkers van bedrijven.

👋 Telefoon opnemen – openingszin

🗣️ “Goedemorgen/middag, met [je naam] van Winfact.”

• Spreek professioneel, met een glimlach.

• De oproeper mag denken dat je intern bij Winfakt werkt.

• Enkel als men dit expliciet vraagt, mag vermeld worden dat je een extern onthaal bent.

• Indien nodig laten we weten dat ze bij het onthaal zijn uitgekomen, dat al de medewerkers bezet zijn en wij hun vragen zullen doorsturen en er iemand van de klantendienst zo snel mogelijk terug contact zal nemen. 

📅 Praktisch

• Oproepen worden eerst intern bij Winfakt aangeboden.

• Enkel als er niemand beschikbaar is, worden ze doorgeschakeld naar Q-Calls.

• Er mogen geen oproepen worden teruggeschakeld naar Winfakt. Wij nemen enkel aan en rapporteren.

👥 Team Winfakt – handig ter referentie

• Zaakvoerder: Patrick Mast

• Sales: Evelien & Anke

• Klantendienst: Kim, Jotta, Stéphanie, Joppe

• Web & Ontwikkeling: Joris, Kamil, Vincent

• Administratie: Annick

Gebruik deze namen bij het noteren van vragen, als de klant zelf iemand vermeldt of wil spreken.

☎️ Type Oproepen

1. Sales-oproepen (zeer belangrijk!)

• Mensen op zoek naar een facturatieprogramma.

• Of mensen die willen overschakelen van hun huidige programma naar Winfakt.

• Deze oproepen zijn hoogprioritair: toon veel enthousiasme, luister goed, en geef een professionele indruk.

• Geen inhoudelijke uitleg geven, wél geruststellen dat iemand van Winfakt contact zal opnemen.

🗣️ Voorbeeldscript:
“Dank u voor uw interesse in Winfakt! Ik noteer graag uw gegevens zodat één van onze collega’s u persoonlijk kan contacteren voor meer informatie.”

2. Klantendienst-oproepen

• Bestaande klanten met een inhoudelijke vraag of probleem over het gebruik van Winfakt.

• Wij geven geen inhoudelijke ondersteuning.

• Toon empathie, laat de klant uitspreken, en verzeker dat de boodschap correct wordt doorgegeven.

🗣️ Voorbeeldscript:
“Ik begrijp het volledig. Ik noteer uw gegevens en zorg ervoor dat iemand van onze klantendienst u zo snel mogelijk terug contacteert. We volgen dit persoonlijk verder voor u op.”

💡 Specifiek Veelgestelde Vraag: Peppol / e-facturatie

• Klanten vragen vaak: “Kan ik met Winfakt e-facturen versturen via Peppol?”

• Antwoord:

  “Ja, Winfakt is volledig klaar voor e-facturatie via Peppol. Iemand van onze klantendienst zal u hierover verder contacteren om dit samen te overlopen.”

• Vermijd antwoorden over prijzen of voorwaarden → dit hangt af van de versie en wordt intern door Winfakt bekeken.

🎧 Gesprekshouding en Tone of Voice

• Altijd vriendelijk en warm.

• Klant moet het gevoel hebben iemand van het Winfakt-team aan de lijn te hebben.

• Pas als de klant er specifiek naar vraagt, mag vermeld worden dat dit een extern onthaal is.

• Bij gestresseerde of ongeduldige klanten:

  • Rustig blijven.

  • Luister actief.

  • Toon begrip.

  • Herhaal: “We volgen dit persoonlijk verder op.”

  • Noteer in het rapport dat het om een DRINGENDE oproep gaat.