📌 À propos de Winfakt

• PME situé dans taupe, 11 employés.

• Développeur du logiciel Winfact – destiné aux travailleurs indépendants et aux PME.

• Fonctionnalités de base : facturation.

• Extensible avec des modules tels que :

  • Factures d'achat

  • Comptabilité

  • Lien vers la boutique en ligne

  • Gestion des stocks

  • Gestion de trésorerie

• Les appelants sont utilisateurs professionnels:les travailleurs indépendants ou les salariés d'entreprises.

👋 Répondre au téléphone – première ligne

🗣️ « Bonjour/Bonjour, c'est [votre nom] de Winfact.”

• Parlez professionnellement, avec le sourire.

• L'appelant peut penser que vous travaillez en interne chez Winfakt.

• Vous ne pouvez indiquer que vous êtes un hébergeur externe que si cela vous est explicitement demandé.

• Si nécessaire, nous les informons qu'ils sont arrivés à la réception, que tout le personnel est occupé et que nous transmettrons leurs questions et qu'une personne du service client les contactera dans les plus brefs délais. 

📅 Pratique

• Les appels sont d’abord soumis en interne à Winfakt.

• Seulement s'il y a personne n'est disponible, ils sont transmis à Q-Calls.

• Aucun appel ne peut être transféré en retour à Winfakt. Nous acceptons et signalons uniquement.

👥 Équipe Winfakt – pratique pour référence

• Directeur: Patrick Mast

• Ventes: Evelien et Anke

• Service client: Kim, Jotta, Stéphanie, Joppe

• Web et développement: Joris, Kamil, Vincent

• Administration: Annick

Utilisez ces noms lors de l'enregistrement des questions si le client mentionne ou souhaite parler à quelqu'un.

☎️ Appels de type

1. Appels de vente (très importants !)

• Les personnes à la recherche d'un programme de facturation.

• Ou les gens qui veulent passer de leur programme actuel à Winfakt.

• Ces appels sont haute priorité: montrez beaucoup d’enthousiasme, écoutez bien et donnez une impression professionnelle.

• Ne fournissez aucune explication substantielle, soyez assuré que quelqu'un de Winfakt vous contactera.

🗣️ Exemple de script :
Merci de votre intérêt pour Winfakt ! Je souhaiterais enregistrer vos informations afin qu'un de nos collègues puisse vous contacter personnellement pour plus d'informations.

2. Appels du service client

• Clients existants avec un question ou problème de fond à propos de l'utilisation de Winfakt.

• Nous ne fournissons pas de support de contenu.

• Faites preuve d’empathie, laissez le client terminer sa conversation et assurez-vous que le message est transmis avec précision.

🗣️ Exemple de script :
Je comprends parfaitement. Je vais prendre vos coordonnées et m'assurer qu'un membre de notre service client vous contacte au plus vite. Nous assurerons le suivi de votre dossier personnellement.

💡 FAQ spécifique : Peppol / facturation électronique

• Les clients demandent souvent : Puis-je envoyer des factures électroniques via Peppol avec Winfakt ?

• Répondre:

  Oui, Winfakt est entièrement compatible avec la facturation électronique via Peppol. Un membre de notre service client vous contactera pour en discuter plus en détail.

• Évitez les réponses sur les prix ou les conditions → Cela dépend de la version et est en cours de révision en interne par Winfakt.

🎧 Attitude conversationnelle et ton de la voix

• Toujours sympathique et chaleureux.

• Le client doit avoir le sentiment de parler à quelqu’un de l’équipe Winfakt.

• Ce n'est que si le client le demande expressément qu'il peut être mentionné qu'il s'agit d'une réception externe.

• Pour les clients stressés ou impatients :

  • Rester calme.

  • Écoutez activement.

  • Faites preuve de compréhension.

  • Répéter: « Nous continuerons à suivre cette situation personnellement. »

  • Veuillez noter dans le rapport qu'il s'agit d'un appel URGENT.