📞 Instructie voor Inbound Oproepen – Q-Calls

✅ Doel van de oproep:

Enkel luisteren, gegevens noteren en het ticket correct invullen. Er worden geen inhoudelijke oplossingen gegeven aan de klant.

🔹 1. Begroeting

Begroet de klant vriendelijk en professioneel:

“Goeiedag, Q-Calls, u spreekt met [je voornaam], waarmee kan ik u helpen?”

🔹 2. Luisteren & Bevestigen

Laat de klant zijn/haar verhaal doen. Onderbreek niet. Vat indien nodig kort samen:

“Oké, dus als ik het goed begrijp… [korte samenvatting]. Ik noteer dit meteen voor u.”

🔹 3. Gegevens noteren in het Ticket-systeem

• Naam + voornaam klant

• Telefoonnummer en/of e-mailadres

• Korte en duidelijke beschrijving van het probleem of de vraag

• Eventuele voorkeur voor contactmoment (indien gevraagd)

• Noteer ook eventuele emotie of dringendheid (vb. klant is boos, klant heeft dringend een antwoord nodig)

🔹 4. Afronden van het gesprek

“Dank u voor uw melding. We zorgen dat dit intern verder wordt opgevolgd. U hoeft verder niets te doen, een collega neemt dit zo snel mogelijk op.”

Bedank de klant:

“Nog een fijne dag verder!”

⚠️ Belangrijke regels

• Geef geen inhoudelijke info of oplossingen

• Noteer correct en volledig – het ticket is de enige communicatie naar de juiste dienst

• Wees rustig en professioneel, ook bij boze klanten

• Gebruik geen vakjargon, spreek duidelijk